1.0 But
Le but de cette Politique sur le Code de conduite est de fournir aux fiduciaires, directeurs, cadres et employés du BFI Canada Ltd. ("La Compagnie") et de ses sociétés filiales actives IESI Corporation (“IESI”), BFI Canada inc. (“BFI Canada”) et leurs sociétés filiales (collectivement la “Compagnie”) les grandes lignes de leur engagement envers leur personnel, et les normes adoptées dans la conduite de leurs affaires et leurs relations avec la communauté.
La Compagnie exercera toutes ses activités en adhérant aux valeurs de base et aux principes d’éthique professionnelle, pour lesquels l’intégrité est fondamentale. La réputation d’intégrité et de bonne conscience sociale de la Compagnie est basée sur le respect d’un haut niveau de probité professionnelle, en favorisant des relations ouvertes et honnêtes avec le personnel, les actionnaires, les clients, les fournisseurs et autres intéressés. La Compagnie compte sur tout son personnel pour agir selon les plus hautes normes d’éthique et d’intégrité.
2.0 Étendue de la politique
Cette politique s’applique à tous les fiduciaires, directeurs, cadres et employés (le “personnel”) de la Compagnie. Tous les membres du personnel doivent signer cette politique, attestant qu’ils en ont lu et compris le contenu et qu’ils s’y conformeront. Le défaut d’observer cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pour le personnel (incluant le congédiement).
3.0 Relations humaines
La Compagnie s’emploie à communiquer avec le personnel de façon ouverte, honnête et en temps utile, sur tous les sujets qui les affectent, encourageant ainsi le retour d’information pour assurer une communication dans les deux sens entre la direction et son personnel. La Compagnie s’attend à ce que le personnel fournisse tous les efforts nécessaires au succès de l’entreprise, agisse prudemment dans l’utilisation de la propriété et des autres ressources de la Compagnie, et tente par tous les moyens de préserver la bonne réputation de la Compagnie dans ses transactions journalières.
4.0 Responsabilités de la Compagnie
4.1 Divulgation de renseignements
Tout le personnel est requis de protéger les renseignements confidentiels et exclusifs de la Compagnie en conformité avec la Politique de divulgation de la Compagnie.
En cas de divulgation de renseignements confidentiels, tout membre du personnel responsable de telle divulgation pourrait être tenu responsable de toute perte ou dommage encourus par la Compagnie et être sujet à des mesures disciplinaires (jusqu’au congédiement). Les renseignements présentés ici appartiennent à BFI Canada inc. et IESI Corporation, et ne doivent être utilisés qu’en ce qui a trait à la conduite des affaires de BFI Canada inc., IESI Corporation et(ou) leurs sociétés filiales. Les renseignements aux présentes sont des renseignements exclusifs et confidentiels directement liés à la rentabilité et au succès de BFI Canada inc., d’IESI Corporation et de leurs sociétés filiales.
Lorsqu’un membre du personnel quitte son emploi avec la Compagnie, les renseignements confidentiels et exclusifs demeurent à la Compagnie et sont la propriété exclusive de la Compagnie, et ne doivent pas être utilisés ni divulgués à des tiers de quelque façon que ce soit par le membre du personnel en partance suivant son départ de la Compagnie
4.2 Communication avec les médias et les investisseurs
Les communications avec les médias d’information, les analystes de valeurs mobilières ou les investisseurs, au nom de la Compagnie, doivent se faire conformément à la Politique de divulgation de la Compagnie.
4.3 Entretien et conservation des dossiers
Toutes les transactions et contrats ou ententes de la Compagnie doivent être inscrits et comptabilisés adéquatement aux livres de la Compagnie, et conservés conformément aux politiques et directives de conservation des dossiers de la Compagnie. Le personnel est responsable de l’exactitude des rapports de transactions dans lesquelles il est impliqué directement. Aucun membre du personnel ne fera d’inscription, ou ne permettra l’inscription, de données qui sont fausses ou qui pourraient teinter la vraie nature d’une transaction.
5.0 Conflits d’intérêts
Le personnel doit éviter toute activité pouvant créer un conflit d’intérêts à l’égard de la Compagnie ou à son égard personnel. Le personnel ne doit jamais tirer parti de son poste dans l’entreprise en vue de réaliser des gains personnels en utilisant des renseignements non publics. Il incombe ainsi au personnel d’éviter les transactions d’initiés. Voici quelques autres exemples de conflits d’intérêts :
Cadeaux de clients ou de fournisseurs
Le personnel ne peut accepter que pourboires ou cadeaux de valeur nominale. Un cadre de la Compagnie doit approuver tous les cadeaux. Dans le doute concernant un cadeau ou une invitation en particulier, l’employé est requis de s’informer auprès de son supérieur immédiat.
Activités professionnelles externes du personnel
Le personnel ne doit pas accepter d’emplois à l’extérieur qui priveraient la Compagnie de son temps, son attention et son jugement professionnel requis à l’exécution de ses fonctions, à moins qu’il ne soit autorisé à le faire par la direction générale de la Compagnie,
5.1 Rapport de conflits d’intérêts
Le personnel doit éviter toute activité ou situation qui démontre ou semble démontrer un conflit d’intérêts avec la Compagnie. La responsabilité d’éviter les conflits d’intérêts ou la perception de conflits d’intérêts découlant d’activités externes repose sur chaque membre du personnel. Dans le doute, le membre du personnel doit discuter de la situation avec son supérieur immédiat. Le personnel doit obligatoirement agir dans les meilleurs intérêts de la Compagnie en tout temps.
6.0 Systèmes informatiques et communications d’entreprise
Le personnel qui utilise un ordinateur a la responsabilité de protéger l’information de la Compagnie. Ceci s’applique en tout temps, peu importe si le personnel utilise un ordinateur de la Compagnie, ou accède les systèmes de la Compagnie à partir des bureaux de la Compagnie, d’un autre endroit, ou lorsqu’il voyage.
6.1 Usage général
Tous les téléphones et systèmes informatiques fournis par la Compagnie, incluant, mais ne se limitant pas, aux ordinateurs de bureau, ordinateurs portatifs, serveurs, réseaux, macroordinateurs, téléphones cellulaires, téléavertisseurs, et assistants numériques personnels, sont la propriété de la Compagnie. Le but de ces systèmes est de diriger les affaires de la Compagnie. Les systèmes de la Compagnie ne doivent pas être utilisés de façon à contrevenir aux politiques de la Compagnie. Le guide des employés décrit les lignes directrices d’usage acceptable. Tous les documents, données et informations, et tout courriel, message vocal ou autre type de message électronique, composé, transmis, stocké et reçu sur les systèmes de la Compagnie demeure la propriété de la Compagnie. Les utilisateurs de ces systèmes ne doivent avoir aucune attente en ce qui a trait à la confidentialité lorsqu’ils utilisent ces systèmes et la Compagnie se réserve le droit de surveiller tous les systèmes d’information. L’utilisation des systèmes de la Compagnie doit être en conformité avec toutes les lois et tous les règlements applicables au Canada, aux États-Unis ou dans tout autre territoire de compétence.
7.0 Nos communautés et l’environnement
La Compagnie s’engage à gérer, de façon responsable, tous les aspects de ses activités, afin de respecter ou excéder les normes reconnues et les exigences légales en matière d’environnement, de santé et de sécurité. Le personnel doit rapporter immédiatement à leur supérieur tout manquement connu aux normes de la Compagnie en matière d’environnement, de santé et de sécurité, et ce, conformément aux politiques environnementales et aux manuels sur l’environnement.
8.0 Traiter avec les autorités gouvernementales, les organismes de réglementation et les œuvres de bienfaisance
La Compagnie s’engage à communiquer et à transiger de façon honnête et professionnelle avec les autorités gouvernementales à tous les niveaux, ce qui inclut la communication complète, juste, exacte, rapide et compréhensible des rapports et documents déposés auprès des organismes de réglementation du commerce de valeurs mobilières, de même que dans ses communications avec le public. En aucune circonstance, le personnel de la Compagnie n’offrira ou n’acceptera d’avantages économiques ou personnels dans ses transactions avec les autorités gouvernementales ou réglementaires. Ceci s’applique à toutes les situations, peu importe le motif, y compris toute tentative par un membre des autorités gouvernementales ou réglementaires d’obtenir de l’argent ou des billets de faveur de la Compagnie en utilisant à mauvais escient son poste officiel. Tels incidents doivent immédiatement être signalés au chef du contentieux respectif de BFI Canada ou d'IESI.
Les engagements et contributions de toute sorte de la Compagnie à des candidats ou organismes politiques doivent être assujettis à l'approbation préalable par un membre du personnel de direction de la Compagnie.
9.0 Le chef du contentieux de la Compagnie
La Compagnie est exploitée dans de nombreux territoires au Canada et aux États-Unis et doit ainsi se conformer aux lois de ces deux pays. Ainsi, des situations pourraient survenir dans le cadre desquels les conseils du chef du contentieux de la Compagnie au Canada ou aux États-Unis doivent être recherchés. Toute violation au présent code de conduite doit immédiatement faire l’objet d’un rapport aux cadres dirigeants, aux administrateurs et au chef du contentieux au Canada ou aux États-Unis, selon le cas. Dans la mesure du possible, les questions concernant la violation potentielle du présent code de conduite seront traitées de façon confidentielle et impartiale
10.0 Ligne téléphonique servant à la dénonciation
Le personnel de la Compagnie peut également se servir de la ligne de dénonciation au 1 888 632-4450 pour rapporter toute violation au présent code de conduite, incluant des pratiques comptables, des contrôles internes ou des vérifications douteuses ainsi que des questions liées à l’environnement, à la santé ou à la sécurité. Seules ces questions seront traitées par l’entremise de la ligne de dénonciation. Les appels sur la ligne de dénonciation de la Compagnie demeureront confidentiels et anonymes. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez la Politique sur la dénonciation de la Compagnie.
11.0 Conclusion
Il est impossible dans un document de cette nature de couvrir toutes les activités du personnel, pas plus qu’il est possible d’établir des règles pour appliquer les principes d’éthique professionnelle. Maintenir des normes élevées à la direction d’une entreprise relève de la responsabilité de la Compagnie et de son personnel. Souvent, le fait de répondre à de simples questions comme : “ Est-ce que cette façon d’agir est dans l’intérêt de la Compagnie ? ” et “ Est-ce que je peux le justifier ? ” ou encore, en se référant à un principe directeur de base, “ Est-ce que je fais la bonne chose ? ”, peut nous aider dans ce sens. Consultez les documents pertinents (c.-à.d. politiques, guide des employés, etc.) que vous pouvez vous procurer auprès de votre supérieur ou au site Web Intranet d’IESI ou de BFI Canada, pour obtenir de plus amples renseignements sur ces sujets. Chaque employé a pour responsabilité de poser des questions, de rechercher de l’encadrement et de rapporter les violations soupçonnées à ce code de conduite. Les représailles contre les employés qui rapportent une véritable préoccupation ne seront pas tolérées.